ETSimple

01  Introduzione

ETSimple è un software gestionale web scritto in PHP 8.2 con database MySQL 10.x, progettato specificamente per supportare le attività amministrative degli Enti del Terzo Settore (ETS): associazioni, fondazioni, ONG, cooperative sociali, enti di volontariato e altre organizzazioni del settore.

Come funziona in sintesi

Il cuore del sistema sono tre registri principali:

1. Soci: l'anagrafica completa dei membri dell'ente, con stato di iscrizione, tipo di tessera e contatti;
2. Quote annuali: il registro delle quote versate da ogni socio, con controllo residui e rateizzazioni;
3. Organi sociali: la struttura organizzativa (Consiglio Direttivo, Collegio dei Revisori, etc.) con i membri assegnati e le cariche ricoperte.

A questi si affiancano moduli operativi: verbali delle riunioni con registrazione voti, deleghe assembleari, convocazioni via email automatizzate, scadenziario normativo, donazioni e raccolta firme 5×1000, report stampabili, e strumenti di sicurezza: backup, log attività e protezione anti brute-force.

02  Primo avvio e login

Accesso al sistema

1. Inserisci nell'address bar l'URL del tuo sito ETSimple (es. https://etsimple.it).
2. Verrai diretto alla pagina di Login.
3. Inserisci il nome utente (minimo 3 caratteri) e premi Invio.
4. Inserisci la password e premi Invio o clicca il pulsante Accedi.

Protezione anti brute-force

ETSimple protegge l'accesso con un meccanismo progressivo di blocco IP:

• 3+ tentativi falliti in 60 secondi → blocco per 24 ore;
• 10+ tentativi falliti in 10 minuti → blocco per 48 ore;
• 20+ tentativi falliti in 1 ora → blocco per 7 giorni.

Se ricevi il messaggio "Troppi tentativi di accesso falliti. Riprova tra X ore/minuti", attendi lo scadere del blocco o contatta l'admin per sbloccare l'IP.

03  Interfaccia e navigazione

La finestra principale

• Menu laterale (sidebar): sulla sinistra, contiene tutte le aree funzionali con icona e nome. La voce attiva è evidenziata in blu. Posa il mouse su una voce per vedere il tooltip completo.
• Area contenuti: al centro, mostra la pagina selezionata con titolo, breadcrumb, moduli di inserimento/modifica e tabelle di elenco.
• Barra superiore (topbar): titolo della pagina, versione del software e pulsante Tema (☀️/🌙, chiaro/scuro, la scelta viene ricordata nel browser).

Convenzioni ricorrenti

• Pulsante SALVA / Registra / Aggiorna (blu): salva il modulo; prima di ogni modifica o eliminazione il programma chiede sempre conferma.
• Pulsanti ANNULLA (contorno grigio): azzerano il modulo; compaiono in modalità modifica.
• Tabella di elenco: colonna con matita (modifica) e cestino (elimina, con conferma). L'eliminazione è bloccata se esistono record collegati.
• BADGE di stato: colori codificati indicano lo stato di un record (verde = attivo/pagato, arancione = sospeso/parziale, rosso = inattivo/non pagato, grigio = inattivo/deregionato).
• Stampa: il pulsante PRINT genera un foglio pulito per la stampa o il PDF dal browser (Ctrl+P).
• I campi contrassegnati da * sono obbligatori.
• I messaggi di esito (verde = ok, rosso = errore, arancione = avviso) compaiono nella barra flash in alto.

04  Dashboard

La pagina iniziale (che si apre al login) è la DASHBOARD. Mostra un saluto personalizzato con il nome dell'utente e la data odierna, seguita da indicatori sintetici e collegamenti rapidi.

Indicatori (KPI) — card superiori

Ogni card mostra un numero chiave:

Collegamenti rapidi

Pulsanti che aprono direttamente la pagina di competenza:

• Gestisci Soci → anagrafiche soci
• Gestisci Volontari → anagrafiche volontari
• Organi Sociali → organi e cariche
• Verbali → registro verbali
• Report → report e stampe
• Convoca Assemblea → invio email convocazioni
• Gestisci Utenti → amministrazione utenti
• Backup DB → salvataggio database

Scadenze imminenti

Una tabella mostra le prossime scadenze (bilancio, RUNTS, cariche, quote, privacy, varie) con colore di fondo rosso per quelle scadute. Un clic sul pulsante Segna come completataARCHIVIA la scadenza.

Deleghe attive

Riepilogo delle deleghe per ogni organo sociale con data assemblea, utile per verificare la partecipazione alle riunioni.

Donazioni e 5×1000

Card con totale donazioni ricevute nell'anno e numero firme raccolte per la campagna 5×1000 corrente.

Ultime attività

Log delle ultime 10 operazioni eseguite (creazioni, modifiche, elimini, accessi) con utente, azione, tabella e dettagli.

05  Soci

La pagina Soci gestisce l'anagrafica completa dei membri dell'ente. Due schede: Nuovo Socio e Elenco Soci.

Registrare un nuovo socio

1. Clicca il pulsante Nuovo Socio (in alto a destra).
2. Compila i campi obbligatori: N. Tessera (es. T-001), Nome, Cognome, Data iscrizione.
3. Inserisci i dati optional: Codice Fiscale (16 caratteri alfanumerici), Data di nascita, Sesso (M/F/O), Tipo iscrizione (Ordinaria, Onoraria, Sostenitore, Studente).
4. Compila l'indirizzo completo (via, CAP solo numeri, città, provincia in due lettere, nazione, telefono, email).
5. Scegli lo Stato (Attivo, Inattivo, Sospeso, Deregicato) e aggiungi eventuali Note.
6. Premi Registra e conferma la richiesta.

Elenco, modifica ed eliminazione

• Nella tabella, la matita carica il socio nel modulo di modifica; correggi e premi Aggiorna.
• Il cestino elimina il socio (con conferma). L'eliminazione è bloccata se esistono quote o verbali collegati.
• Usa CERCA NELLA TABELLA per filtrare per nome, cognome o codice fiscale.
• Filtra per Stato (Attivo/Inattivo/Sospeso/Deregicato) e Tipo (Ordinario/Onorario/Sostenitore/Studente).
• Filtra per intervallo di Date iscrizione.
• Premi STAMPA per generare un foglio stampabile con i dati dell'ente in testa.
• Premi CSV per scaricare l'elenco in formato spreadsheet.

06  Quote annuali

La pagina Quote gestisce il registro delle quote annuali per ogni socio. Ogni entry ha un anno, una quota dovuta e una quota versata (anche parziale).

Registrare una nuova quota

1. Clicca Nuova Quota.
2. Seleziona il Socio dall'elenco (solo soci attivi appaiono).
3. Scegli l'Anno (dal range disponibile, es. 2021–2026).
4. Inserisci la Quota dovuta (€) (es. 30,00).
5. Inserisci la Quota versata (€) (può essere 0, parziale o pari alla dovuta).
6. Premi Registra.

Modifica e stato di pagamento

La tabella calcola automaticamente il Residuo (dovuta − versata) e visualizza un badge:

• Pagata — il versamento è uguale o superiore alla dovuta.
• Parziale — c'è un versamento ma inferiore alla dovuta.
• Non pagata — nulla è stato versato.

Cliccando la matita puoi modificare la quota versata (es. quando un socio versa a rate). Il residuo si recalcola automaticamente.

Filtri e export

• Filtra per Anno o cerca per Nome/Cognome del socio.
• La tabella include colonne: Socio, Anno, Dovuta, Versata, Residuo, Stato, Azioni.
• Premi STAMPA per un foglio con header dati ente.
• Premi CSV per scaricare l'elenco.

07  Volontari

La pagina Volontari gestisce l'anagrafica dei volontari dell'ente, separata dai soci. Due schede: Nuovo Volontario e Elenco Volontari.

Registrare un nuovo volontario

1. Clicca Nuovo Volontario.
2. Compila i campi obbligatori: Nome, Cognome, Data inizio attività.
3. Inserisci: Codice Fiscale, Data di nascita, Sesso, Indirizzo completo, Telefono, Email.
4. Scegli il Tipo: Occasionale o Non occasionale.
5. Specifica la Disponibilità (giorni/orari disponibili) e le Competenze (skills).
6. Assegna una Carica assegnata (se applicabile) e scegli lo Stato (Attivo, Inattivo, Sospeso).
7. Premi Registra.

Elenco, modifica ed eliminazione

• La matita carica il volontario in modifica; correggi e premi Aggiorna.
• Il cestino elimina il volontario (con conferma).
• Filtra per Stato (Attivo/Inattivo/Sospeso) e Tipo (Occasionale/Non occasionale).
• Cerca per Nome/Cognome o Codice Fiscale.
• Premi STAMPA per un foglio stampabile.
• Premi CSV per scaricare l'elenco in formato spreadsheet.

08  Organi sociali

La pagina Organi Sociali definisce la struttura organizzativa dell'ente. Each organo (es. Consiglio Direttivo, Collegio dei Revisori) ha membri, cariche, verbali e deleghe associate.

Creare un nuovo organo sociale

1. Clicca Nuovo Organo.
2. Inserisci il Nome dell'organo (es. "Consiglio Direttivo", "Collegio dei Revisori").
3. Opzionalmente, inserisci Inizio mandato e Fine mandato.
4. Premi Crea.

Gestire i membri di un organo

Clicca l'icona (Gestisci membri) sulla riga dell'organo:

1. Nel form Aggiungi Membro, seleziona un Socio dall'elenco (solo soci attivi).
2. Premi Aggiungi. Il socio appare nell'elenco Membri.
3. Per rimuovere un membro, clicca il bottone (Rimuovi) sulla sua riga.

Assegnare cariche sociali

Le cariche (Presidente, Vicepresidente, Segretario, Tesoriere, Consigliere, etc.) si assegnano ai membri dell'organo:

1. Nel form Nueva Carica, seleziona un Socio (deve essere membro dell'organo).
2. Inserisci il Nome della carica (es. "Presidente"). Il datalist propone le cariche standard.
3. Inserisci la Data nomina (optional).
4. Premi Assegna.

Per cessare una carica, clicca il bottone (Cessa carica): inserisci la data di cessazione e premi Cessa.

Verbali, Deleghe e Riepilogo

Ogni organo mostra anche:

• Verbali associati — cliccando Vedi tutti i verbali o Nuovo Verbale.
• Deleghe attive perassemblea — cliccando Gestisci deleghe.
• Mandato — con badge rosso se la fine mandato è passata.

09  Verbali delle riunioni

La pagina Verbali registra tutti gli atti delle riunioni degli organi sociali. Include checklist dinamica dei presenti e validazione automatica dei voti.

Registrare un nuovo verbale

1. Clicca Nuovo Verbale.
2. Seleziona l'Organo Sociale (es. Consiglio Direttivo). L'elenco dei membri dell'organo viene caricato automaticamente.
3. Inserisci Data della riunione (obbligatorio).
4. Inserisci N. Riunione (es. 1, 2, ...) e Tipo (es. "Ordinaria", "CdA").
5. Inserisci Località (es. "Sede legale, Via Roma 1") e Ora inizio / Ora fine.
6. Nella Checklist Presenti, spunta i membri dell'organo che erano effettivamente presenti.
7. Inserisci l'Ordine del giorno (punti discussi).
8. Inserisci le Deliberazioni (决议 adottate).
9. Inserisci i Voti: a favore, contrari, astenuti. La somma deve corrispondere al numero dei presenti!
10. Inserisci Presidente, Segretario e Firmatari.
11. Opzionalmente, aggiungi Note.
12. Premi Registra.

Elenco verbali

• Filtra per Organo Sociale o cerca per Località, Tipo, Ordine del giorno.
• La tabella mostra: Data, Organo (se non filtrato), Tipo, N., Località, Ordine del giorno (truncato).
• La matita modifica il verbale; STAMPA genera un foglio stampabile; il cestino (admin) elimina il verbale.

10  Deleghe assembleari

La pagina Deleghe gestisce le deleghe di voto per le assemblee. Un socio può delegare un altro socio a votare in sua rappresentanza, con limite statutario di 3 deleghe per persona.

Registrare una nuova delega

1. Clicca Nuova Delega (bottone in alto a destra).
2. Seleziona l'Organo Sociale (es. Consiglio Direttivo).
3. Inserisci la Data assemblea (la data della riunione).
4. Seleziona il Socio delegante (chi delega).
5. Seleziona il Socio delegato (chi vota in suo posto).
6. Inserisci la Data rilascio delega (default: oggi).
7. Opzionalmente, aggiungi Note (motivo, condizioni).
8. Premi Registra Delega.

Revoca ed eliminazione

• Per revocare una delega attiva, clicca il bottone (Revoca) sulla riga. Conferma l'operazione.
• Per eliminare una delega (admin), clicca il bottone (Elimina).
• Filtra per Organo, Data assemblea e Stato (Attive/Revocate/Tutte).
• Le card superiori mostrano: Totale deleghe, Attive, Revocate, Delegati unici.

11  Convocazioni via email

La pagina Convoca Assemblea (solo admin) invia email di convocazione a tutti i soci selezionati, utilizzando un template personalizzabile con placeholder.

Configurazione preliminare

Prima di inviare convocazioni, configura il server SMTP nelle Impostazioni → Configurazione SMTP (servire, porta, protocollo SSL/TLS, email mittente, password). Testa la configurazione con il pulsante Invia Email di Test.

Inviare una convocazione

1. Clicca Convoca Assemblea nel menu.
2. Inserisci Data e Ora dell'Assemblea (formato datetime-local).
3. Inserisci il Luogo / Modalità (es. "Sede legale, Via Roma 1" oppure "Online su Zoom").
4. Inserisci l'Ordine del Giorno (punti discussi).
5. Compila il Testo dell'Email usando i placeholder: {nome}, {cognome}, {data}, {ora}, {luogo}, {ordine_del_giorno}. Questi verranno sostituiti automaticamente per ogni socio.
6. Seleziona l'Organo Sociale: l'elenco dei soci da convocare viene caricato automaticamente ( AJAX ).
7. Spunta i soci da convocare (oppure usa Seleziona tutti).
8. Premi Invia Convocazioni. Una barra di progresso mostra lo stato dell'invio (una email per volta, con attesa configurata).

12  Storico convocazioni

La pagina Storico Convocazioni (solo admin) mostra tutti i batch di invio precedenti, con riepilogo di email inviate, fallite e lo stato di completamento.

• La tabella mostra: ID batch, Organo, Data assembly, Totali soci, Inviate, Fallite, Stato.
• Lo stato può essere: Completato, Parziale, Fallito.
• Cliccando su un entry si possono visualizzare i dettagli dei destinatari e gli errori specifici.

13  Scadenziario

La pagina Scadenziario tiene traccia di tutte le scadenze normative e operative dell'ente. Le scadenze hanno categoria, priorità, data promemoria e opzione di ricorrenza.

Registrare una nuova scadenza

1. Clicca Nuova Scadenza.
2. Inserisci il Titolo (es. "Presentazione bilancio annuale", "Iscrizione RUNTS").
3. Inserisci la Descrizione (dettagli operativi).
4. Scegli la Categoria: Bilancio, RUNTS, Cariche, Quote, Privacy, Varie.
5. Inserisci la Data scadenza (obbligatorio).
6. Opzionalmente, inserisci la Data promemoria (per ricordare in anticipo).
7. Scegli la Priorità: Bassa, Media, Alta.
8. Se la scadenza si ripete, attiva Scadenza ricorrente e scegli l'intervallo (Annualmente, Mensilmente, Quarterly).
9. Premi Registra.

Gestione delle scadenze

• La tabella mostra: Data, Titolo, Categoria, Priorità, Stato.
• Le scadenze scadute (pending + data passato) sono evidenziate in rosso con badge SCADUTO.
• Per segnare una scadenza come completata, clicca il bottone (Segna completata).
• La matita modifica la scadenza; il cestino (admin) la elimina.
• Filtra per Categoria, Priorità e Stato.

14  Donazioni e raccolte fondi

La pagina Donazioni registra tutte le entrate spontanee o programmate dell'ente. Ogni donazione ha metadati fiscali (ricevuta, donatore) e metadata di campaign.

Registrare una donazione

1. Clicca Nuova Donazione.
2. Inserisci la Data ricezione (obbligatorio).
3. Inserisci il Nome del donatore (obbligatorio).
4. Opzionalmente, inserisci: Codice Fiscale donatore, Indirizzo, Città/Prov./CAP.
5. Inserisci l'Importo (€) (obbligatorio).
6. Scegli il Metodo di pagamento: Cash, Bonifico bancario, Assegno, Carta di credito, PayPal, Altro.
7. Opzionalmente, inserisci: Campagna (es. "Natale 2025"), Finalità, Numero ricevuta fiscale.
8. Spunta Ricevuta emessa se la ricevuta è stata rilasciata.
9. Premi Registra.

Elenco donazioni

• Filtra per Campagna, Data, Metodo di pagamento.
• La tabella mostra: Data, Donatore, Importo, Metodo, Campagna, Ricevuta, Azioni.
• La matita modifica la donazione; il cestino (admin) la elimina.
• Premi STAMPA per un foglio stampabile con l'elenco filtrato.
• Premi CSV per scaricare l'elenco.

15  5×1000

La pagina 5×1000 gestisce la raccolta firme per la distribuzione del 5 per mille dell'imposta sul reddito (IRPEF) a favore dell'ente.

Registrare una firma 5×1000

1. Clicca Nuova Firma.
2. Scegli l'Anno campagna (es. 2025 per redditi 2024) e l'Anno d'imposta.
3. Inserisci: Nome, Cognome, Codice Fiscale (obbligatorio, 16 caratteri).
4. Opzionalmente, inserisci: Data di nascita, Luogo di nascita, Data firma, Note.
5. Premi Registra Firma.

Elenco firme

• Filtra per Anno campagna.
• La tabella mostra: Anno, Nome, Cognome, Codice Fiscale, Data firma, Azioni.
• La matita modifica la firma; il cestino (admin) la elimina.
• Premi STAMPA per un foglio con l'elenco delle firme (utilizzabile per la dichiarazione dei sostituiti d'imposta).
• Premi CSV per scaricare l'elenco in formato spreadsheet.

16  Report

La pagina Report offre diverse stampe preconfigurate per la rendicontazione e la documentazione dell'ente.

Tipi di report disponibili

• Elenco Soci — lista completa dei soci con filtri applicati.
• Elenco Quote — stato delle quote per anno, con residui.
• Elenco Volontari — anagrafica volontari con disponibilità e competenze.
• Organi Sociali — struttura organizzativa con membri e cariche.
• Verbali — elenco verbali con filtri per organo e periodo.
• Donazioni — riepilogo entrate per campagna o periodo.
• 5×1000 — elenco firme per anno di campagna.

Generare un report

1. Nella pagina desiderata (Soci, Quote, etc.), applica i filtri necessari.
2. Clicca il pulsante STAMPA (icona stampante).
3. Il browser apre la pagina di stampa con un layout pulito, header dati ente e senza elementi di navigazione.
4. Premi Ctrl+P per salvare in PDF o inviare alla stampante fisica.

17  Gestione utenti

La pagina Utenti (solo admin) gestisce gli account di accesso al sistema. Ogni utente ha un ruolo: Admin (accesso completo) o User (accesso limitato).

Creare un nuovo utente

1. Clicca Nuovo Utente.
2. Inserisci il Nome utente (minimo 3 caratteri, unico nel sistema).
3. Inserisci la Password (almeno 8 caratteri, composta da lettere e numeri).
4. Scegli il Ruolo: Admin (tutti i permessi) o User (permessi limitati).
5. Inserisci: Nome, Cognome, Email (unica nel sistema).
6. Spunta Deve cambiare password al primo accesso (consigliato per nuovi utenti).
7. Premi Registra.

Modifica e disattivazione

• La matita modifica i dati utente (password, ruolo, email, nome).
• Per disattivare un utente, cambia lo stato a "Inattivo": l'utente non potrà più accedere.
• Per cambiare la password di un utente, usa il form specifico o accedi come quell'utente e vai in "Cambia password".
• Il cestino (admin) elimina l'utente (con conferma).
• Filtra per Ruolo (Admin/User) e Stato (Attivo/Inattivo).

18  Impostazioni di sistema

La pagina Impostazioni (solo admin) contiene due sezioni fondamentali: Dati dell'Ente e Configurazione SMTP.

Dati dell'Ente

Questi dati compaiono in testa a tutti i fogli stampabili (report, elenci, verbali):

• Denominazione / Ragione Sociale (obbligatorio).
• Partita IVA (obbligatorio).
• Codice Fiscale (se diverso dalla P.IVA).
• Legale Rappresentante.
• Sede Legale (indirizzo completo).
• Indirizzo operativo (se diverso dalla sede legale).
• Città, CAP, Provincia, Nazione.
• Sito Web.
• Email e PEC.
• Telefono.
• Numero REA.
• N. Iscrizione RUNTS e Data iscrizione.

Premi Salva Dati Ente dopo ogni modifica.

Configurazione SMTP (Invio Email)

Questa configurazione è necessaria per inviare convocazioni via email:

• Server SMTP (es. smtp.gmail.com per Gmail).
• Porta (es. 587 per TLS, 465 per SSL).
• Protocollo di Sicurezza: Nessuno, SSL, TLS.
• Email mittente (es. info@associazione.it).
• Password SMTP (password dell'account email).
• Attesa tra invii (secondi) (minimo 5, default 5 secondi tra ogni email).

Premi Salva Configurazione dopo aver inserito i parametri.

Verifica Funzionamento

Dopo aver salvato la configurazione SMTP, usa il form Invia Email di Test per inviare un'email di prova al tuo indirizzo. Se ricevi l'email con il contenuto corretto, la configurazione è operativa. Se ricevi un errore, controlla i parametri e riprova.

19  Backup database

La pagina Backup (solo admin) permette di creare e ripristinare il backup del database MySQL.

Creare un backup

1. Clicca Backup Database.
2. Premi il pulsante Creates Backup.
3. Il sistema genera un file .sql con nome backup_YYYYMMDD_HHMMSS.sql.
4. Clicca il link Scarica per salvare il file sul tuo dispositivo.

Ripristinare un backup

1. Nella pagina Backup, scorri fino alla sezione Ripristino.
2. Seleziona il file .sql da ripristinare (da "Scegli file").
3. Premi Ripristina Backup.
4. Conferma l'operazione: il backup所选 file sostituisce completamente il database corrente.